O enquadramento de empresas de TI no Simples Nacional precisa ser revisado sempre que mudar o mix de receitas ou a folha. Afinal, um CNAE mal escolhido ou uma atividade vedada aumenta o DAS e pode gerar desenquadramento, conforme a Receita Federal na Lei Complementar nº 123/2006, art. 17.
O imposto “a mais” quase nunca vem de uma alíquota misteriosa. Na verdade, ele aparece quando a empresa escolhe o CNAE errado, descreve a atividade de forma genérica no contrato social e mistura receitas sem separar corretamente. Assim, ela acaba caindo numa regra menos favorável.
Neste artigo, então, você vai entender o que o DAS realmente cobre, quais atividades são vedadas e como revisar o enquadramento sem “gambiarra”.
Como o enquadramento de empresas de TI no Simples Nacional funciona na prática
O ponto prático é simples: no Simples, a forma de recolhimento é única, mas o enquadramento da atividade muda o caminho. Afinal, a Receita Federal e o CGSN analisam o que você faz de verdade, não o que você gostaria de fazer.
O DAS junta vários tributos em uma guia só. Segundo a Receita Federal, a Lei Complementar nº 123/2006, art. 13, lista os tributos recolhidos no Simples, como IRPJ, CSLL, COFINS e PIS/Pasep, entre outros. Contudo, essa conveniência vira armadilha quando a empresa supõe que “está tudo resolvido” e deixa o enquadramento rodar no automático, sua atividade declarada influencia diretamente o cálculo e as obrigações acessórias.
Para TI, o erro comum é confundir “desenvolvimento de software”, “suporte”, “infra”, “consultoria” e “treinamento” como se fossem a mesma coisa. Contudo, não são, e isso muda o enquadramento:
- Software sob encomenda: costuma ter entrega mensurável e contrato de escopo
- Suporte e manutenção: tende a ser recorrente e com SLA, com perfil de prestação contínua
- Consultoria em TI: pode envolver desenho de arquitetura, governança e processos
- Treinamento: exige documentação e comprovação de serviço educacional prestado
Atividades vedadas que podem derrubar o Simples
Nem toda empresa consegue entrar ou permanecer no Simples. Existem vedações objetivas, e várias se confundem com “consultoria” no dia a dia comercial.
Um exemplo clássico é quando a empresa se aproxima de serviços financeiros. Nesse caso, a Receita Federal pode entender que você entrou numa zona de vedação. Segundo a Lei Complementar nº 123/2006, art. 17, a norma impede a opção pelo Simples para atividades como factoring e serviços contínuos de gestão de crédito, administração de contas a pagar e a receber e compra de direitos creditórios. Isso importa porque algumas empresas de TI vendem “plataforma + operação” e acabam executando parte financeira do cliente.
Minha recomendação: se o seu produto toca recebíveis, cobrança, conciliação e “contas a pagar”, descreva com precisão o que é software e o que é operação. Quando a empresa executa a rotina financeira, o risco sobe. Isso não significa que toda fintech ou SaaS financeiro está fora do Simples, significa que a redação contratual, o escopo e o CNAE precisam bater com a realidade do serviço.
Alguns cuidados reduzem o risco:
- Evite contratos com escopo aberto, sem delimitar o que é automação e o que é execução humana
- Separe no faturamento o que é licença, implantação, suporte, treinamento e serviço recorrente
- Documente entregas, chamados e relatórios, prova operacional protege em fiscalização
Checklist de enquadramento que reduz imposto sem gambiarra
O melhor caminho é revisar o enquadramento como um projeto curto. Assim, a contabilidade estratégica transforma isso em rotinas simples, com evidências.
Eu recomendo começar pelo “triângulo” CNAE, contrato social e contrato com cliente. Isso resolve 80% dos casos. Porém, essa recomendação não vale quando sua empresa tem várias linhas de produto, nesse cenário, a revisão precisa incluir segregação de receitas e centros de custo.
| O que revisar | Erro típico | Como corrigir na prática |
|---|---|---|
| CNAE principal e secundários | Escolher CNAE “parecido” para abrir rápido | Alinhar CNAE com o serviço real e com o contrato comercial |
| Objeto social | Texto genérico, que parece “consultoria ampla” | Detalhar desenvolvimento, licenciamento, suporte, implantação e treinamento |
| Notas fiscais | Descrição curta que não prova a entrega | Padronizar descrições por tipo de receita e anexar evidências |
| Mix de receitas | Somar tudo como “serviços” sem separar | Separar por contrato, por produto e por recorrência |
| Folha e pró-labore | Folha baixa e pró-labore simbólico | Planejar pró-labore e contratações com base no modelo de entrega |
Segunda recomendação: revise o enquadramento antes de escalar vendas. Isso evita surpresas no caixa. Contudo, essa recomendação não vale quando você está prestes a captar investimento e precisa reorganizar a estrutura societária, nesse caso, o desenho jurídico vem primeiro.
Exemplos práticos de “pagar mais” e como evitar
Imagine uma empresa de TI que vende implantação, suporte e um pacote mensal. Porém, ela emite todas as notas como “consultoria em informática”. A consequência é perder clareza sobre o que foi entregue e sobre o enquadramento do serviço.
Outro caso comum é o prestador que atende clínicas e escolas. Ele vende software, mas também executa rotinas administrativas do cliente. Essa mistura pode aproximar a operação de atividades vedadas, e o risco cresce.
Uma contabilidade estratégica resolve isso com três frentes: revisão do CNAE, reescrita do objeto social e padronização de faturamento. É trabalho de prevenção, não de apagar incêndio.
A ALLIANCE CONTABILIDADE faz esse tipo de diagnóstico de forma consultiva, com linguagem simples e foco em decisão. Para empresas de Barueri, a proximidade ajuda a reunir contratos, notas e processos com rapidez. Fale com a Alliance Contabilidade e revise o enquadramento da sua empresa.
Quando vale considerar outros regimes, mesmo sendo TI
O Simples é ótimo quando casa com seu modelo. Contudo, ele vira caro quando a estrutura real da empresa não combina com as regras do regime.
Você pode considerar Lucro Presumido ou Lucro Real se a margem for apertada, se houver muitos custos com equipe técnica e se o cliente exigir estrutura fiscal mais complexa. Esse ponto exige conta, não achismo.
Além disso, o Simples não é o único caminho para TI que exporta. Existe o REPES, instituído pela Lei nº 11.196/2005, art. 1º, conforme regras definidas pelo Poder Executivo. Isso não substitui o Simples automaticamente, mas abre discussão para quem tem estratégia de mercado externo.
Perguntas Frequentes
Empresa de TI pode ser Simples Nacional?
Sim, desde que não esteja em vedação e cumpra os requisitos do regime. A Receita Federal e o CGSN analisam a atividade real, o CNAE e o objeto social.
O que pode me tirar do Simples mesmo eu sendo “só software”?
Atividades vedadas ou caracterização de serviços contínuos ligados a gestão de crédito e similares podem impedir a opção. A Receita Federal lista vedações na Lei Complementar nº 123/2006, art. 17, e a descrição contratual do que você executa pesa muito.
Se eu errar o CNAE, eu pago mais imposto?
Sim, porque o enquadramento influencia como sua receita é tratada no Simples e como você comprova o serviço. O conserto costuma envolver ajuste cadastral, revisão do objeto social e padronização de notas.
Preciso trocar de regime para pagar menos?
Não necessariamente. Em muitos casos, o ganho vem de corrigir o enquadramento, separar receitas e ajustar contratos. Trocar de regime faz sentido quando a conta mostra vantagem e sua operação sustenta a mudança.
Quanto tempo leva para organizar o enquadramento de uma empresa de TI?
Leva, em média, algumas semanas para levantar contratos, revisar CNAE e padronizar faturamento. O prazo exato depende da quantidade de serviços diferentes e do histórico de notas emitidas.
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